Participation Registration

THÔNG TIN CỦA ĐƠN VỊ THAM GIA


ĐĂNG KÝ ĐẠI BIỂU (Các đơn vị đăng ký trên 2 đại biểu làm Phiếu đăng ký bổ sung)

* vui lòng điền đầy đủ thông tin trên
Đại biểu Phí tham dự + Khách sạn (02 đêm) Phí tham dự (không bao gồm khách sạn)
Trước 27/07/2025 Sau 27/07/2025 Trước 27/07/2025 Sau 27/07/2025
Hội viên VINACAS
(đại biểu thứ 1) 		16.200.000 VNĐ 18.500.000 VNĐ 13.800.000 VNĐ 16.200.000 VNĐ
Hội viên VINACAS
(đại biểu thứ 2 trở đi) 		13.800.000 VNĐ 16.200.000 VNĐ 11.500.000 VNĐ 13.800.000 VNĐ
Chưa phải hội viên VINACAS
(Đồng mức) 		18.500.000 VNĐ 20.900.000 VNĐ 16.200.000 VNĐ 18.500.000 VNĐ
< >

Tỷ giá USD/ VND: căn cứ theo tỷ giá hàng ngày (chuyển khoản) của Ngân hàng Vietcombank
Điều khoản & điều kiện

HƯỚNG DẪN ĐĂNG KÝ VÀ ĐIỀU KHOẢN THAM DỰ




  1. Quy định chung: Phiếu đăng ký tham dự của đại biểu có các điều khoản quy định rõ quyền lợi và quyền hạn của đại biểu khi tham dự Hội nghị, căn cứ quy định của Ban Tổ chức Hội nghị.

  2. Hướng dẫn đăng ký: Phiếu đăng ký tham dự Hội nghị phải được điền thông tin đầy đủ, dành cho tối đa 02 đại biểu trên mỗi phiếu đăng ký. Trường hợp đơn vị đăng ký tham dự nhiều hơn 02 đại biểu, Quý vị vui lòng điền thông tin vào Phiếu đăng ký mới. Đại biểu đăng ký và hoàn thành thủ tục thanh toán phí tham dự Hội nghị sẽ nhận được xác nhận về việc đăng ký thành công từ Ban Tổ chức Hội nghị. Khi tham dự Hội nghị, đại biểu đem theo thư xác nhận này để làm thủ tục check-in và nhận thẻ đại biểu.


Đại biểu khách mời trong nước của VINACAS không cần điền thông tin vào mẫu phiếu này.

  1. Lưu trú, khách sạn: Ban Tổ chức áp dụng 2 hình thức đăng ký tham dự Hội nghị: (1) Đăng ký trọn gói bao gồm phí tham dự và dịch vụ lưu trú tại khách sạn, khu du lịch nơi diễn ra Hội nghị hoặc gần kề có chất lượng tương đương, đã bao gồm ăn sán; hoặc, (2) Đăng ký không kèm theo phòng ở khách sạn, khu du lịch.

  2. Đồ ăn: Yêu cầu về đồ ăn chay được đảm bảo ở bữa tiệc tối nếu kiểu thực đơn là “Set Menu”. Đại biểu có thể đăng ký chỗ ngồi trước khi sự kiện diễn ra khi nhận được thông báo từ Ban Tổ chức.


Trường hợp Quý vị bị dị ứng với một số loại thực phẩm, hoặc có tiền sử bệnh mãn tính (dạ dày,…), xin vui lòng thông tin về Ban Tổ chức để bố trí đồ ăn riêng.

  1. Biển tên đại biểu (Thẻ đại biểu): Thẻ đại biểu là dấu hiệu để nhận biết đại biểu tham dự Hội nghị (đã hoàn thành thủ tục và đóng phí tham dự đầy đủ). Nghiêm cấm làm giả biển tên hoặc gian lận trong sử dụng biển tên để tham dự Hội nghị bất hợp pháp. Biển tên sẽ được phát khi đại biểu làm thủ tục check-in Hội nghị.

  2. Danh sách đại biểu và apps sự kiện: Danh sách đại biểu tham dự Hội nghị có sẵn trên apps của sự kiện hoặc được gửi tới các đại biểu chính thức tham khảo chậm nhất 1 tuần trước khi sự kiện diễn ra. Để có tên trong danh sách đại biểu chính thức, đại biểu phải đăng ký và hoàn thành thủ tục, thanh toán phí tham dự đầy đủ trước ngày diễn ra Hội nghị khoảng 1 tháng.  


- Apps của sự kiện: Ban Tổ chức sẽ khởi tạo 1 apps cho sự kiện (VD. Apps Whova,…). Đại biểu chính thức có thể truy cập apps để kết nối với các đại biểu khác tham dự hội nghị trước và trong khi diễn ra Hội nghị (bao gồm xếp đặt lịch hẹn, giao lưu trực tuyến,…).

  1. Bảo hiểm: Phí tham dự Hội nghị không bao gồm bất kỳ loại hình bảo hiểm dành cho cá nhân nào. Ban Tổ chức không chịu trách nhiệm về các khiếu nại (nếu có) liên quan đến bảo hiểm. Việc tổ chức Tour Hội nghị và mua bảo hiểm Tour Hội nghị cho đại biểu do đối tác của VINACAS thực hiện. Đại biểu tham dự Hội nghị nên chủ động đặt mua bảo hiểm du lịch cho toàn bộ hành trình tham dự của mình thông qua đơn vị lữ hành hoặc đơn vị cung cấp dịch vụ bảo hiểm.

  2. Điều khoản thanh toán trễ, thanh toán tại chỗ, thay đổi và hủy bỏ:


- Trường hợp đại biểu đã đăng ký thành công mức ưu đãi nhưng thanh toán trễ (sau ngày được hưởng mức ưu đãi) thì phải đăng ký lại, hoặc nộp phí chênh lệch.

- Đại biểu thanh toán tại chỗ (bằng thẻ visa, tiền mặt) vào ngày check-in Hội nghị sẽ bị áp dụng khoản phụ thu theo quy định của Ban Tổ chức. Việc thanh toán chuyển khoản cần được thực hiện chậm nhất 1 tuần trước khi diễn ra Hội nghị.

- Trường hợp hủy đăng ký tham dự Hội nghị sẽ được hoàn tiền 100% cho những thông báo hủy trước 2 tháng trước khi diễn ra Hội nghị. Tuy nhiên, chi phí quản lý hành chính 10% sẽ được tính vào tất cả các thông báo hủy tham dự Hội nghị.

- Ban Tổ chức không hoàn tiền cho các đề nghị hủy tham dự Hội nghị trong vòng 2 tháng trước khi diễn ra Hội nghị, vì bất kể lý do gì. Đề nghị hủy tham dự phải được lập thành văn bản, có dấu xác nhận và chữ ký của Chánh Văn phòng VINACAS. Nếu Quý vị không thể tham dự Hội nghị, Quý vị có thể yêu cầu thay thế tên của Quý vị bằng tên của 1 đại biểu khác (cần điền đầy đủ thông tin vào Phiếu đăng ký), việc thay thế tên này chỉ thực hiện nếu yêu cầu chậm nhất 3 tuần trước khi diễn ra Hội nghị.

  1. Điều khoản khác:


- Ban Tổ chức áp dụng chính sách ưu đãi dành cho đại biểu đăng ký sớm, đại biểu khách đoàn (từ 10 khách trở lên); miễn phí, giảm phí cho đại biểu khách mời và một số trường hợp đặc biệt khác do Ban Tổ chức quyết định.

- Trong một số trường hợp, vì lý do khách quan, đơn vị tổ chức có thể thay đổi nội dung, kết cấu, thời gian hoặc địa điểm tổ chức Hội nghị. Việc nay đổi này căn cứ trên Nghị quyết của Ban Thường vụ hoặc Ban Chấp hành VINACAS. Theo đó, Ban Tổ chức sẽ không chịu trách nhiệm với bất kỳ sự thay đổi nào, và không phải chịu trách nhiệm cho những tổn thất (nếu có) của đại biểu về lịch trình công tác, di chuyển (hàng không), lưu trú khách sạn hoặc bất kỳ những rủi ro nào khác.

  1. Thông tin hỗ trợ


Để cập nhật thông tin mới nhất về Hội nghị, đại biểu có thể liên hệ với Văn phòng VINACAS theo địa chỉ và số điện thoại có trên website, email: info@vinacasvn.org ; admin@vinacasvn.org hoặc truy cập website: www.vinacas.com.vn ; http://events.vinacas.com.vn.

##


Updating...
Tải phiếu đăng ký

PARTICIPANTS INFORMATION


REGISTERED PARTICIPANTS

* required
Participants Participation fee + Hotel (2 nights) Participation fee (without hotel room)
Before 07/27/2025 After 07/27/2025 Before 07/27/2025 After 07/27/2025
VINACAS Member
(1st Pax) 		690 USD 790 USD 590 USD 690 USD
VINACAS Member
(2nd Pax) 		590 USD 690 USD 490 USD 590 USD
Non Member of VINACAS 790 USD 890 USD 690 USD 790 USD
< >

Exchange rate USD/ VND: according to daily exchange rate (transaction) by Vietcombank
Terms & Conditions

REGISTRATION GUIDANCE,  TERMS & CONDITIONS OF CANCELLATIONS




  1. OVERVIEW: Delegates’ registration includes rights and benefits according to the rules and regulations of the Organizing Committee which are indicated in the Registration Form

  2. REGISTRATION GUIDANCE: Registration form must be filled in and completed its entirety. One registration form must be completed for 02 persons maximum per form. In case there are more persons, please complete one another form. Registrants whose forms and payments are completed will receive a Confirmation of the registration from the Organizing Committee. The delegate would bring this confirmation letter when attending the conference for check-in procedures and receiving delegate badges.


Filling out this form is not necessary for domestic dignitaries who get an invitation from VINACAS.

  1. HOTELS: There are two types of participation registration which are (1) inclusive of accommodation at the meeting venue hotel/ resort with breakfasts, or an equivalent nearby, and (2) exclusive of accommodation.

  2. FOODS: Vegetarian or any other specific foods shall be reserved and only guaranteed at the dinners (type: set menu). The delegate may book table seatings in advance according to the announcement of the Organizing Committee.


You are requested to inform the Organizing Committee if you have a history of a chronic disease (stomach, etc.), a food allergy to particular foods or seafoods, or if you want to set up a separate meal.

  1. NAME BADGES: Name badge is required to attend all panels, sessions and other event’s activities. To obtain the name badge, the participants must be registered and proper fees must be paid. It is absolutely prohibited to use a name badge that has been unlawfully created or falsified. Name badge will be delivered at the check-in desks at the conference venue.

  2. REGISTRATION LIST: A list of participants will be available in the event’s apps or will be shared to all official delegates one week before the event opened. To be included in this list, your registration form with full payment must be received one month prior to the event.


- Official event’s apps: The Organizing Committee will operate an event’s apps (e.g. Whova apps). All official delegates will be able to enjoy networkings and online meeting activities prior to the meetings via this apps, such as setting up meeting appointments, business matching etc.

  1. INSURANCE: Registration fees do not include insurance of any kind. The Organizers cannot take any responsibility for insurance-related claims. The event's tours and traveler insurance are conducted by VINACAS partners. It is recommended that conference attendees procure comprehensive travel insurance from a travel agency or insurance service provider in advance of their trip.

  2. TERMS AND CONDITIONS ON LATE PAYMENT, AT-SITE PAYMENT, AMENDMENT & CANCELLATIONS:


- Delegates must re-register or pay the difference if they successfully registered for the early bird pricing but pay after the day they were given the early bird rate.

- According to the rules set forth by the Organizing Committee, delegates who pay on-site with cash or a Visa card on the day of arrival or check-in at the event may be charged an additional fee. Payments by Telegram Transfers must be made no later than one week prior to the start of the event.

- Full refund will be given to early registrants, if cancelation is received before two months prior to the event opening date. A 10% administrative fee will be charged to regular registrants for all cancellations.

- No refunds will be made for no-shows or if you cancel within two months prior to the event opening date, whatever the reason. To be entitled to a refund, cancellations must be made in writing and you must have a signed and sealed note from the VINACAS Chief of Office. If you are unable to attend, a substitute delegate may be registered and should be informed within three weeks prior to the event opening date.

  1. OTHER TERMS & CONDITIONS:


- The Organizing Committee provides special rates for early-bird registrations and delegations, which are groups of 10 or more people. Invited dignitaries and some invited important entities are subject to free registration, as determined by the Organizing Committee.

- It may be necessary for reasons beyond the control of the organisers to alter the content, timings or venue pursuant to a resolution of VINACAS Board of Executive Members or VINACAS Board of Standing Executive Members. Accordingly, the organisers will not accept liability for any amendment, transport disruption, individual transport delays, hotel accommodation and others.

  1. QUESTIONS: If you have any further question or need additional information, you can contact VINACAS Office: admin@vinacasvn.org ; info@vinacasvn.org , or fax to: +84 (0) 283 8242138 or call +84 (0) 283 8242136. You can also visit our web site at www.vinacas.com.vn; http://events.vinacas.com.vn/ to have updated meeting information.


##


Updating...
Download Participation Registration in PDF